房屋租赁合同登记或备案制度是房屋租赁管理的基本制度。房屋租赁合同的设立、变更、解 除等，都要到房屋租赁管理部门办理登记或备案手续。
一、房屋租赁合同登记或备案制度的内容
（一）建立房屋租赁合同登记备案制度的法律依据
《中华人民共和国城市房地产管理法》第四章第五十三条规定：房屋租赁，出租人和承租人应当签订书面租赁合同，约定租赁期限、租赁用途、租赁价格、修缮责任 等条款，以及双方的其他权利和义务，并向房产管理部门登记备案。《广东省城镇房屋租赁条例》规定：签订、变更、终止租赁合同的，当事人应当向县以上房地产 管理部门或者其派出机构进行登记。
《深圳经济特区房屋租赁条例》规定：房屋租赁实行租赁合同登记制度。出租房屋没有登记或者备案的，对出租人或者转租人在租赁合同期限内一次性处以房屋租赁 合同约定租金总额百分之二十的罚款，并追缴房屋租赁管理费和滞纳金；对有过错的承租人或者受转租人并处以约定租金总额百分之十的罚款。
（二）房屋租赁合同登记备案的作用
《深圳市出租屋管理若干规定》：房屋租赁管理部门依法审查租赁合同后，颁发房屋租赁登记或备案凭证。房屋租赁登记或备案凭证是有关部门办理相关手续的有效 证件。深圳市公安机关办理户口登记和暂住证时，申请人以出租屋为居所的，应当提供房屋租赁管理部门登记或备案的房屋租赁合同。工商行政管理部门在办理工商 登记时，工商企业、个体工商户、合伙等经济组织以租赁房屋为营业地址的，应当要求其提供房屋租赁管理部门登记或备案的房屋租赁合同。租赁合同未经房屋租赁 管理部门登记或者备案的，工商行政管理部门应通报房屋租赁管理部门，并不予办理工商登记或者年审。
（三）房屋租赁合同登记备案制度的内容
房屋租赁合同登记备案制度对房屋租赁合同登记备案的处理可分为予以合同登记、不予合同登记备案、予以合同备案。
1．予以登记的房屋租赁合同
《深圳经济特区房屋租赁条例》、《深圳市出租屋管理若干规定》规定，办理租赁合同登记，由当事人向主管机关申请，并提交下列文件： （1）房地产权利证书或者证明其产权的其他有效证件；
（2）房屋租赁合同；
（3）出租人身份证明或者法律资格证明；
（4）出租人身份证明或者法律资格证明
（5）工商业用房或者改变房屋功能、结构的，还应提供房屋安全检测报告。
主管机关对当事人提交文件进行审查，有下列情形之一的，不予登记：
（1）房屋出租人不是房屋所有人或合法使用人的；
（2）改变土地、房屋用途未经有关部门批准的；
（3）租赁合同期限超过规定期限的；
（4）租赁合同期限超过土地使用年限的；
（5）租赁合同内容违反有关法律规定的。
当事人提供资料齐全，且房屋不属于禁止出租类型的，又不属于上述不予登记情况的应依法予以登记。
2．禁止出租的房屋不予合同登记备案
《广东省城镇房屋租赁条例》规定房屋有下列情形之一的，不得出租：
（1）未取得产权或者经营管理权的；
（2）产权有争议或者产权受到限制的；
（3）不可分割的共有房屋未取得其他共有人同意的；
（4）属违章建筑的；
（5）不符合安全标准的；
（6）已抵押，未经抵押权人同意的；
（7）法律、法规禁止的。
《深圳市出租屋管理若干规定》规定禁止下列房屋出租：
（1）被有关主管部门确定为危险房屋不能使用的；
（2）已公布房屋拆迁公告的；
（3）无房屋权利证明材料的；
（4）法律、法规规定不得出租的。
《深 圳市出租屋管理若干规定》还规定：对上述禁止出租的房屋，有关主管部门应当书面通知房屋租赁管理部门，由房屋租赁管理部门统一登记造册；对属于危房和需要 拆迁的，由政府有关主管部门依法及时清理、拆除；有人员居住其中的，由所在地政府有关部门依法清理，街道办事处和社区工作站应当予以协助。
3．予以备案的房屋租赁合同
《深 圳经济特区房屋租赁条例》规定：“出租房屋不能按照本条例规定登记的，当事人应当持出租房屋的有关资料及当事人身份证明到区主管机关办理备案”。在实际操 作中，主要是指暂未取得合法产权证明文件的房屋，但又能提供房屋所在地社区、居委会以上级别单位证明的，应申报办理备案手续。
4．房屋租赁合同登记备案的时限、地点
《深圳经济特区房屋租赁条例》规定：房屋租赁关系的设立、变更，当事人应自签订租赁合同之日起10日内到区主管机关登记或者备案。在实际管理工作中，目前，各区都将房屋租赁合同登记、备案工作下放到各街道房屋租赁管理所完成，主要是为了方便租赁当事人。
二、房屋租赁合同登记或备案的程序
房屋租赁合同登记或备案的程序包括提出申请、登记受理、登记审查、合同登记（备案）、立卷归档等五个环节，其中立卷归档属于内部管理环节。
（一）提出申请
房屋租赁当事人应使用主管机关提供的统一合同格式。出租屋业主首先凭产权证明到辖区街道房屋租赁管理所领取空白《房地产租赁合同书》或《房屋租赁合同》（一式三份）。然后，在签订合同之日起10日内到租赁管理所申请合同登记或者备案，并同时提交下列材料：
1．房地产权利证书或者证明其产权的其它有效证件
办理房屋租赁合同登记的，提供下列房地产权利证书或者证明其产权的其它有效证件中的一种资料即可：
（1）《房地产证》（如房地产证抵押的，出租人必须告知承租人）；
（2）已开具付清房款证明的《购房合同书》；
（3）《按揭合同》（如未注明房屋面积、用途的须另提供《购房合同》复印件）
（4）已生效的法院判决或仲裁文书；
（5）拍卖竞得已生效的法律证明文书；
（6）其他有效产权证明文件，如《红线图》、《建筑许可证》、《建设工程规划许可证》等。
以上证件或文书应验原件，留存复印件。不能提供上述房地产权利证书或者证明其产权的其它有效证件的，认定为不符合登记条件，应提供房屋所在地社区、居委会以上级别单位的有关证明文件，申报办理合同备案手续。
已作资产抵押的房屋出租还须提交抵押权人同意其出租的书面证明原件
2．《房地产租赁合同书》（一般是一式三份，也可根据当事人实际需要确定合同数量）
3．出租人身份证明或者法律资格证明
（1）私人房屋出租须提交
房屋所有权人有效身份证件（验原件，留存复印件）；委托他人代管或办理的，须出具房屋所有人的授权委托书，如以被委托人名义签定合同，委托人须在授权委托书上表述清楚；境外所有人应出具经公证或认证的委托书；
共有房屋须提供共有人有效身份证件（验原件，留存复印件）以及出具其它共有人同意出租的证明；境外共有人应出具经公证或认证的委托书；
（2）单位房屋出租须提交
政府或上级主管部门同意设立的批文或工商营业执照（验原件，留存复印件）；法定代表人证明书原件；法定代表人身份证件（验原件，留存复印件）；委托他人代 管或办理的，须出具房屋所有人的授权委托书，如以被委托人名义签定合同，委托人须在授权委托书上表述清楚；境外所有人应出具经公证或认证的委托书。
4．承租人身份证明或者法律资格证明
（1）承租人为个人的须提交：
本市居民提交特区身份证；暂住人员提交有效身份证明，其中20至49岁的育龄妇女需提供居住地计划生育部门核验的《流动人员计划生育证明》；境外人员提交深圳市公安局颁发的居留证件；
委托他人办理的，须出具授权委托书，如以被委托人名义签定合同，委托人须在授权委托书上表述清楚；境外当事人的委托书应经过公证或认证；
（2）承租人为单位的须提交：
政府或上级主管部门同意设立的批文或工商营业执照（验原件，留存复印件）；法定代表人证明书原件；法定代表人身份证件（验原件，留存复印件）。
委托他人办理的，须出具授权委托书，如以被委托人名义签定合同，委托人须在授权委托书上表述清楚；境外当事人的委托书应经过公证或认证。
以上材料需核对原件后留存复印件，经核对内容无误的，在留存的复印件空白处加盖专用章。
（二）登记受理
合同登记员根据提交的《房屋租赁登记或备案表》对收到的申办合同登记或备案资料进行即时查验，申请人提交申请材料齐全的，受理机关当场受理，并出具加盖本机关受理专用印章的《申请受理通知书》或开具《备案收件回执》（格式示例见表3-1）。
申请人提交申请材料不齐全的或不符合规定的，不予受理。申请材料不齐全的，应当场一次告知需要补正的全部内容，并出具加盖本机关补正告知专用印章的《补正告知单》。不予受理的，租赁所应派出出租屋管理员进行跟踪。
（三）登记审查 受理机关需于受理后5日内对下列事项进行审查：
1．所提供的证件是否齐全；
2．需要现场核实的，应指派2名以上工作人员进行核查，并做好核查记录。
（四）合同登记或备案
根据《深圳经济特区房屋租赁条例》规定，区主管机关应自接到租赁登记申请之日起5日内，作出是否予以登记备案决定。
经审查符合条件的，依法登记或备案。合同登记员将有关资料输入计算机数据库。由租赁管理所所长或指定合同登记员在合同文本上签名、编号，并加盖房屋租赁登记、备案专用章。签章后的《房地产租赁合同书》出租人、承租人和管理所各持一份。当事人依法交纳有关税费。 不予登记备案的，由租赁管理所向当事人发出《不予登记回复》或《不予备案回复》，说明理由，所收资料退回，并派出管理员进行跟踪。 租赁管理所逾期不作出是否予以登记备案决定的，视为予以登记。当事人应于逾期之日起15日内到租赁管理所办理登记手续。
（五）立卷归档 经登记或备案的《房地产租赁合同书》及当事人所提交资料，由租赁管理所按一户一档的原则建档保存。
三、转租、变更、解除房屋租赁合同登记或备案程序
根据有关法律法规的规定，房屋转租、变更、解除及终止房屋租赁合同都要进行合同登记备案。
（一）房屋转租合同的登记备案程序
经出租人书面同意，承租人可将租赁房屋的一部分或者全部转租第三人。受转租人不得将租赁房屋再行转租。转租人与受转租人应订立租赁合同，并进行登记或者备案。房屋转租合同的登记备案程序和原租赁合同登记备案程序基本相同。
1．提出申请
房屋转租当事人必须自签订租赁合同之日起10日内到房屋所在地的租赁管理所申请合同登记或者备案，并同时提交下列材料：
（1）双方当事人的身份证明或法律资格证明（和3.2.2基本程序所提供资料相同）；
（2）原出租人同意转租的证明文件；
（3）已登记（备案）的原房屋租赁合同；
（4）转租人与受转租人签订的《房地产租赁合同书》。
2．受理审查
合同登记员根据当事人提交的《房屋租赁登记或备案表》，对收到的申办合同登记或备案资料进行即时查验，申请人提交申请材料齐全的，受理机关当场受理，并出具加盖本机关受理专用印章的《申请受理通知书》或开具收件回执。
申请人提交申请材料不齐全的或不符合规定的，不予受理。申请材料不齐全的，应当场一次告知需要补正的全部内容，并出具加盖本机关补正告知专用印章的《补正告知单》。
3．登记审查
受理机关在受理后5日内，对当事人提供的证件是否齐全、真实等事项进行审查。特别注意，转租的租赁合同约定的租期最后时限，不得超过原租赁合同中约定的最后租期日期。
4．合同登记或备案
经审查符合条件的，依法登记或备案。合同登记员将有关资料输入计算机数据库或填写《房屋租赁合同登记表》。由租赁管理所所长或指定合同登记员在合同文本上 签名、编号，并加盖房屋租赁登记备案专用章。签章后的《房地产租赁合同书》转租人、受转租人和管理所各持一份。 （二）租赁合同变更登记备案程序
租赁合同变更登记备案程序和合同登记备案的程序基本相同。租赁合同变更登记备案时。当事人需提交下列文件：
1．租赁当事人提交的合同变更登记备案申请书；
2．经双方当事人协商一致的合同变更协议书或者补充协议；
3．已登记备案的原房屋租赁合同；
4．已办理备案的有效合同申请办理合同登记，须提交已取得的符合登记条件的产权资料。
如果申请办理变更登记备案的租赁合同涉及到租金变更，或已办理的合同备案申请变更为合同登记等事项，从变更登记备案之日起，当事人应按变更后的租金，及相应的税率、管理费征收标准缴纳有关税、费。
（三）解除房屋租赁合同的注销登记备案程序
承租人有《深圳经济特区房屋租赁条例》第二十九条规定的行为之一的，出租人有权单方可解除租赁合同。出租人有《深圳经济特区房屋租赁条例》第三十六条规定 的行为之一的，承租人有权单方解除租赁合同。合同期未满，双方当事人协商一致也可解除租赁合同。凡依法纳入管理的租赁房屋在有效期内依法解除合同，当事人 应办理租赁合同注销登记备案手续（也称为停租登记）。否则，将继续按有效合同期内收取税费，直到合同期满为止。
1．停租申请
当事人应于解除合同之日起10日内到原登记备案租赁管理所申请停租，办理合同注销登记备案手续。
（1）单方解除租赁合同的
方解除租赁合同的，当事人需提交下列文件：守约方签字的《停租申请书》；守约方提供的已登记（备案）的原《房屋租赁合同》原件；当事人单方提出解除租赁合同的，须提交已解除租赁合同的有效证明材料。
已解除租赁合同的有效证明材料可为守约方向违约方发出的解除合同的书面通知，并要求违约方签字。如违约方拒签或逃匿的，守约方可通过特快专递或电报的形 式，将解除合同的书面通知邮寄给违约方，邮寄件的回执可作为解除合同的依据。守约方也可通过在较大范围内公开发行的报刊上刊登公告的方式，向违约方发出解 除合同的通知。
（2）双方协议解除租赁合同的
双方协议解除租赁合同的，当事人需提交下列文件：租赁双方签字的《停租申请书》租赁双方的已登记（备案）的原《房屋租赁合同》原件；双方当事人协商一致自愿解除有效租赁合同的，须提交租赁双方签章的解除租赁合同协议书。
2．受理审查
（1）租赁管理所合同登记员收齐材料后即时开具《停租登记收件回执》，文件不齐全的不予受理。
（2）租赁管理所于3个工作日内指定人员对停租事项进行调查，提出调查意见，并报所长审核。
3．停租核准，注销登记备案
所长核准后，工作人员应在2个工作日内填写《房屋租赁合同注销登记表》，按规定注销租赁双方的《房屋租赁合同》，签发《停止出租证明书》。
4．停止收取房屋租赁税费 租赁管理所注销合同登记备案的同时，停征租赁管理部门代征的房屋租赁税和租赁管理费。不属租赁管理部门代征的房屋租赁税，出租人凭《停止出租证明书》到税务部门办理有关停税手续。
合同期满，自然终止的房屋租赁合同，一般不需租赁当事人办理解除合同的登记备案手续。
四、空白合同、合同登记印章的使用和管理
（一）空白房屋租赁合同管理
1．空白房屋租赁合同必须专人管理；
2．发出空白合同书须填写《空白合同书收发跟踪登记册》；
3．租赁当事人领取空白合同书须凭产权证明。个人领取按实用数量发给，单位领取一次最多不超过10套；
4．合同登记号要与电脑管理系统中的编号相一致；
5．市、区租赁管理办（局）一般不对外发放空白合同书，如有特殊情况经同意可少量领取，领取人应登记签名。
（二）合同登记印章的使用和管理
对签订租期超过规定期限的租赁合同，登记员在办理合同登记时，须正确使用如下印章：
1．租赁合同签订期限超过规定使用功能期限；或超过《临时建筑许可证》期限；或超过土地使用年限的，登记员应使用《合同登记至 年 月 日，若需延期须向主管机关提出申请》印章，并依法填上印章内的日期。
2．住宅用途的租赁合同签订时间超过8年的，商业、办公、厂房、仓库用途的租赁合同超过15年的，登记员应使用《合同登记至 年 月 日，若需延期再补办登记》印章，并依法填上印章内的日期。